Política de tratamiento de Datos Personales


    1. Objeto de la Política de Tratamiento
    2. Definiciones para efectos de la Política de Tratamiento de Datos Personales
    3. Principios para el Tratamiento de Datos Personales
    4. Datos sensibles
    5. Finalidades
    6. Información y mecanismos de contacto dispuestos por MAKAIA
    7. Persona responsable del tratamiento de datos personales
    8. Derechos del Titular de la Información
    9. El responsable del Tratamiento
    10. Aviso de privacidad
    11. Procedimiento de Datos personales
    12. Transferencia de Datos
    13. Vigencia de la Política
    14. Otras disposiciones

1. Objeto de la Política de Tratamiento

El presente manual de política establece los principios, derechos, deberes, y procedimientos con respecto al Tratamiento de los Datos Personales que reposan en las bases de datos de MAKAIA. MAKAIA con la finalidad de dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de datos personales, en especial por lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, la Ley 1266 de 2088 y a las demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, y comprometido con la seguridad de la información personal de sus clientes, proveedores, contratistas, usuarios, empleados, beneficiarios y del público en general, se permite presentar la Política de Tratamiento de la Información en materia de protección de Datos Personales (en adelante la “Política”) de MAKAIA, en relación con la recolección, uso y transferencia de los mismos, en virtud de la autorización que haya sido otorgada por los Titulares de la información.

En esta Política, MAKAIA detalla los lineamientos generales que se tienen en cuenta a efectos de proteger los datos personales de los Titulares, como la finalidad de la recolección de la información, derechos de los Titulares de la información, área responsable de atender las consultas, peticiones y reclamos, así como los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información.

MAKAIA, en cumplimiento del derecho constitucional al Habeas Data, solo recolecta datos personales, cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los datos personales.

2. Definiciones para efectos de la Política de Tratamiento de Datos Personales

Para efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta las definiciones señaladas en la Ley 1581 de 2012, las cuales se esbozan a continuación:

  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Titular de la información: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. En el caso concreto, MAKAIA se considerará Responsable del Tratamiento;
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión
  • Políticas de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales: se refiere al presente documento.
  • Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

3. Principios para el Tratamiento de Datos Personales

Los principios que MAKAIA aplica en el Tratamiento de Datos Personales son los siguientes:

  • Principio de Legalidad en materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
  • Principio de Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
  • Principio de Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
  • Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
  • Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
  • Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en Ley 1581 2012;
  • Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  • Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

5. Datos sensibles

5.1 Definición

Se entiende por datos sensibles (Artículo 5 de la ley 1581 del 2012) aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

4.2. Tratamiento de datos sensibles.

Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

  • El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
  • El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
  • El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
  • El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
  • El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

5. Finalidades del tratamiento

5.1. Finalidades del Tratamiento de Datos Personales

Los datos personales de los Titulares de la información son recolectados por MAKAIA en desarrollo de su objeto social, con la finalidad de:

  • Dar cumplimiento de las obligaciones, comerciales, laborales, corporativas y contables de MAKAIA.
  • Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes, aliados y beneficiarios de MAKAIA, con el fin de cumplir los contratos suscritos por la misma, el envío de información sobre nuevos servicios o líneas de acción, y el envío del boletín interno y externo con información pertinente.
  • Cumplir con los procesos internos de MAKAIA en materia de administración de proveedores y contratistas.
  • El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos MAKAIA.
  • Registro de la información de los Empleados, proveedores y clientes en la base de datos de MAKAIA.
  • La transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines técnicos, comerciales, contractuales, administrativos, de mercadeo y/o operativos.
  • Con propósitos de seguridad o prevención de fraude.
  • Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial entre MAKAIA y el Titular de la información.

La información suministrada por el Titular de la información, solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los datos personales, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de MAKAIA o archivados en términos seguros a efectos de solo ser divulgados cuando la ley así lo exija.

5.2 Tipo de Datos Personales que son incluidos en las bases de datos de MAKAIA

MAKAIA, dentro de su objeto social y con la finalidad de desarrollar las actividades antes descritas, recolecta de sus Titulares información referente a sus datos personales, por ejemplo: nombre, dirección, teléfono, documento de identidad, correo electrónico, datos laborales, ocupación, entre otros. Lo anterior se justifica en razón de que MAKAIA tiene por objeto social principal contribuir al desarrollo social y económico de Colombia y otros países, a través de la promoción y la apropiación de la tecnología, la innovación y la cooperación internacional, y otros temas relacionados con el mejoramiento de la calidad de vida y la promoción de los derechos humanos.

6. Información y mecanismos de contacto dispuestos por MAKAIA como responsables del tratamiento de datos personales

Razón social: CORPORACIÓN MAKAIA ASESORÍA INTERNACIONAL
NIT: 900.106.664-1
Domicilio: Medellín, Antioquia, Colombia
Dirección: Carrera 43ª # 34 – 155. Almacentro. Torre Norte. Oficina 701.
Teléfono: (+57 4) 448 03 74
Correo electrónico: comunicaciones@makaia.org
Sitio web: www.makaia.org

7. Persona responsable del tratamiento de datos personales

La persona responsable de MAKAIA: la Dirección Administrativa y Financiera será la encargada de recibir las peticiones, consultas o reclamos de los Titulares de la información. Esta persona se encargará de realizar el procedimiento interno que sea necesario a efectos de garantizar una respuesta clara, eficiente, comprensible y oportuna al Titular de la información.

8. Derechos del Titular de los datos personales

De conformidad con el artículo 8º de la Ley 1581 de 2012, el Titular de la información tendrá los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en los casos en que no es necesaria la autorización;
  • Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
  • Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, el ejercicio de los Derechos antes mencionados, podrán ser ejercidos:

  • Por el Titular de la información, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Responsable.
  • Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
  • Por el representante y/o apoderado del Titular de la información, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  • Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos. El Tratamiento de información por parte del Responsable requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de la Información. MAKAIA, en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener la Autorización de los Titulares garantizando en todo caso que sea susceptible de posterior consulta. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

9. El Responsable del Tratamiento

De conformidad con el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, el Responsable del Tratamiento tendrá los siguientes deberes:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley 1581 del 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

La información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.

En desarrollo de la Ley 1581 de 2012 y el Capítulo 26 del Decreto 1074 de 2015, el Gobierno Nacional estableció la forma en la cual los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento deberán suministrar la información del Titular en sus bases de datos, ante el Registro Nacional de Bases de Datos que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

10. Aviso de privacidad

El aviso de privacidad, es una comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la política de tratamientos de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales (Artículo 3 del Decreto 1377 de 2013).

En los casos en que no sea posible poner a disposición del Titular la Política de Protección de Datos Personales, MAKAIA deberá informar por medio de un Aviso de Privacidad al Titular sobre la existencia de tal política y la forma de acceder a la misma, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los Datos Personales.

11. Procedimiento para el tratamiento de los datos personales

Los datos personales que son incluidos en la Base de Datos de MAKAIA provienen de la información recopilada en ejercicio de las actividades desarrolladas en razón de vínculos: (i) comerciales; (ii) contractuales; (iii) laborales, o de cualquier otra índole con sus usuarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados, beneficiarios y/o público en general.

La recolección de los datos personales se realiza a través de contratos comerciales y laborales, documentos escritos, inscripciones virtuales, entre otros. Esta actividad supone la autorización, previa, expresa e informada del Titular de la información.

11.1. Procedimiento para conocer, actualizar, rectificar, o suprimir información relacionada con Datos Personales

En aras de proteger y mantener la confidencialidad de los datos personales de los Titulares de la información, MAKAIA determina que el procedimiento para conocer, actualizar, rectificar y suprimir información, implica que el Titular de la información presente su solicitud a MAKAIA a través de los medios dispuestos para ello, a saber: (i) A través del correo electrónico comunicaciones@makaia.org enviando la solicitud acompañada de una copia del documento de identidad del Titular de la información; o (ii) Remitiendo solicitud por escrito al domicilio social de MAKAIA Carrera 43ª # 34 – 155. Almacentro. Torre Norte. Oficina 701, la cual deberá estar acompañada con una copia del documento de identidad del Titular de la información.

La Dirección Administrativa de MAKAIA será el área encargada del tratamiento de datos personales, y dará repuesta a las consultas, peticiones y reclamos del Titular de la información, dando cumplimiento a la normatividad vigente sobre la materia a través del correo electrónico comunicaciones@makaia.org.

11.2. Procedimiento para suprimir información y revocar la Autorización para el Tratamiento de Datos Personales

Los Titulares de la información, podrán en todo momento, solicitar a MAKAIA la supresión de sus datos y/o revocar la autorización, mediante la presentación de un reclamo de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.  MAKAIA pondrá a disposición de los Titulares de la información el correo electrónico comunicaciones@makaia.org, y su sitio web www.makaia.org para efectos de proceder de conformidad.

Resulta indispensable advertir, que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización, no procederá cuando Titular de la información tenga vigente un deber legal o contractual con MAKAIA.

12.2.1. Consultas

Los Titulares o sus causas habientes podrán consultar la información personal del Titular que repose la base de datos de MAKAIA.  Las consultas de Datos Personales serán tramitadas bajo las siguientes reglas: i. Dirigir la comunicación por medio escrito con asunto “Consulta Protección de Datos Personales” dirigido por correo electrónico a la dirección comunicaciones@makaia.org. ii. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. iii. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. i. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. ii. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12. Transferencia de Datos

MAKAIA podrá transferir los datos personales de los Titulares entre sí, y a las demás compañías o entidades que pertenezcan o llegaren a pertenecer al mismo grupo de control y/o grupo financiero, domiciliadas en Colombia y/o en el exterior, en estricto cumplimiento a lo dispuesto en la presente Política y las normas que regulan la materia.

13. Vigencia de la política

La presente Política de Tratamiento de la Información en Materia de Protección de datos personales de MAKAIA, rige a partir de su publicación.

Esta Política puede ser modificada por MAKAIA en cualquier tiempo, con la finalidad de adaptarla a novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a mejores prácticas que se desarrollen sobre el tema, caso en el cual se informará oportunamente a los Titulares de la información.

Cualquier modificación o actualización de la presente Política, será informada a través del sitio web www.makaia.org donde se pondrá a disposición de los Titulares de la información, la última versión de la Política, con indicación de la fecha de entrada en vigencia de la correspondiente modificación o actualización, según sea el caso.

El uso o adquisición de los productos o servicios que ofrecen MAKAIA por parte del Titular de la información o su no desvinculación de los mismos, después de la puesta a disposición de la nueva Política, constituye la aceptación de la misma.

14. Otras disposiciones

Para efectos del Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, MAKAIA responderá y respetará el interés superior de estos, y, además, asegurará el respeto de sus derechos fundamentales. Adicionalmente, MAKAIA solicitará autorización del Representante del niño, niña o adolescente a efectos de efectuar el Tratamiento de sus Datos Personales, de lo contrario estos datos no serán recolectados.

MAKAIA recolectará, almacenará, usará o circulará los datos personales sobre los que se cuente con la debida autorización, por el término que sea razonable y necesario, el cual en todo caso no podrá ser inferior al término de duración que tenga MAKAIA.

Los datos personales o bases datos sujetas a Tratamiento, estarán vigentes por el término contractual que el Titular de la información tenga el producto o servicio, más el término que establezca la ley.

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