Introducción a la herramienta de gestión de tareas: Planner
Como integrantes de organizaciones, emprendedores sociales o agentes de cambio, nos encontramos en una coyuntura en la que es relevante desarrollar una cultura de interacción digital entre equipos de trabajo para optimizar la capacidad de coordinación que permite el cumplimiento de objetivos y metas trazadas.
Les presentamos una herramienta para organizar tareas en colectivo o en proyectos personales y algunos tips que surgen de nuestra experiencia para ser eficientes como equipo de trabajo tanto de manera presencial como remota.
Qué es Planner
Es la aplicación de planificación de tareas de la plataforma Microsoft Office 365. Permite a los usuarios crear planes, armar y asignar tareas, compartir archivos, la interacción entre integrantes de equipos y recibir actualizaciones de progreso a través de notificaciones y alertas de fechas de vencimiento.
Planner sirve para organizarse rápidamente, al permitir no solo al líder sino a todos los integrantes del proyecto, entender cómo avanzan las tareas en función de procesos y etapas desde cualquier dispositivo.
Cómo implementar Planner en tu organización
1.Empieza por un piloto con un proyecto o área de la organización.
2. Asigna un líder o embajador de Planner.
3. Abre un canal de Teams para dudas y sugerencias de tu equipo.
4. Dedica tiempo a explorar.
Para conocer en detalle cómo implementar Planner con un proyecto desde cero y su integración con otros aplicativos de Microsoft 365, accede al video de nuestro Webinar: Cómo gestionar las tareas y construir equipos eficientes.
Tips de trabajo colaborativo
Como equipo de trabajo, la Dirección Comercial y de Alianzas de Makaia, no se concentra en la asignación de tareas sino en crear las condiciones para colaborar entre tareas. Compartimos una metodología que nos ha sido de mucha utilidad en nuestro seguimiento de ejecución de tareas a través de Planner.
- Propiciar una reunión y plan semanal
Resulta una buena idea relacionar Planner a proyectos que impliquen la ejecución de tareas a las que se le puede hacer un seguimiento de progreso porque sirve para articular al equipo con metas que se logran con el aporte de cada uno. Nuestra reunión semanal comprende los siguientes espacios:
- Conexión y unión de equipo semanal (15 minutos)
Conviene generar un espacio de conexión entre los integrantes del equipo. Realizamos un ejercicio llamado Check In en el que exteriorizamos sensaciones para recordar que las tareas son ejecutadas por personas, lo cual se traduce en un mayor entendimiento del equipo.
- Revisión de tareas y entregas semanales (15 minutos)
Consiste en un seguimiento al avance de los procesos. A partir de qué tenemos asignado,se hace una revisión del estatus de cada una de las tareas. Permite identificar qué ha pasado alrededor de las mismas,si se completaron o se presentaron obstáculos,en ese caso, ¿cuáles?, a partir de ese actualización tomar decisiones en pro de avanzar.
- Revisión de metas y % gap (20- 30 minutos)
Muy útil para equipos comerciales. Sugerimos no esperar a fin de mes para conocer el estado de las métricas. El seguimiento semana tras semanas del “cómo vamos” sirve para enfocar al equipo en lo prioritario para el cumplimiento de las metas trazadas.
- Nuevas prioridades semanales (30 – 40 minutos)
Sirve para visibilizar e incorporar las nuevas tareas que van surgiendo para conducir al proyecto a moverse hacia adelante.
- Beneficios de Microsoft para organizaciones sin ánimo de lucro
Desde MAKAIA estamos comprometidos en apoyar las organizaciones sociales en el uso y apropiación de la tecnología por eso tenemos algunos servicios de acompañamiento que te pueden interesar. Te invitamos a registrarte para una asesoría gratuita y acompañarte en el proceso del uso de las herramientas digitales.