En el panorama actual de las organizaciones sociales, se vislumbra una necesidad urgente de replantear las prácticas tradicionales de realizar tareas internas de manera manual. A pesar de la estructuración de áreas operativas para cumplir con objetivos, la rápida evolución de las tendencias contemporáneas demanda una adaptación más ágil. Este llamado a la transformación se centra en abandonar tareas que consumen recursos valiosos y abrazar la automatización de procesos como herramienta esencial para maximizar la eficiencia y efectividad.
A pesar de encontrarnos en pleno siglo XXI, un sorprendente 69% de las organizaciones a nivel global aún no han adoptado la transformación digital. Esta reticencia puede atribuirse a diversas razones, desde la falta de comprensión de los beneficios de la automatización hasta el temor a la innovación disruptiva. Sin embargo, las organizaciones que no optan por automatizar sus operaciones destinan recursos y tiempo significativos a tareas que podrían realizarse de manera más eficaz con el apoyo tecnológico. La automatización, más que una simple modernización, emerge como un faro que guía hacia la optimización de recursos y la liberación del potencial creativo en pos del impacto transformador que las organizaciones sociales pueden lograr.
¿Qué es la automatización de procesos?
La automatización de procesos se refiere al empleo de tecnología para llevar a cabo tareas o flujos recurrentes. Esta práctica busca reducir costos, incrementar la eficiencia y agilizar procedimientos en constante aumento en su complejidad. La transformación digital está estrechamente vinculada con la automatización, ya que implica optimizar operaciones mediante tecnologías emergentes. Los procesos automatizados promueven la eficiencia, establecen estándares beneficiosos y, en última instancia, permiten a las organizaciones economizar tiempo, dinero y recursos. Estos sistemas también son capaces de ordenar tareas repetitivas, que resultan más susceptibles a la mecanización, generando así mayores ahorros internos.
Conforme a McKinsey Digital, aproximadamente el 20% del tiempo de los equipos se invierte en labores susceptibles de automatización, como el análisis de datos operativos y la revisión de informes. Es por esta razón que los líderes han percibido la automatización de tareas como una tendencia inminente y se encuentran trabajando en su implementación progresiva.
¿Cuándo automatizar un proceso?
Los procesos automatizados están presentes en nuestras rutinas diarias, a menudo pasando desapercibidos. Desde notificaciones electrónicas al realizar compras con tarjeta hasta la obtención de facturas mediante aplicaciones móviles de tiendas, lo cotidiano se teje con automatización. A la hora de considerar cuándo automatizar un proceso y dar el salto hacia la transformación digital, diversos factores entran en juego.
A primera vista, podría parecer lógico optar por la vía tecnológica para tareas rutinarias y repetitivas. No obstante, la idoneidad de la automatización varía según las necesidades específicas de cada organización para mejorar y optimizar sus procedimientos.
Ejemplos de automatización de procesos
Aunque la variedad de ejemplos de automatización de procesos es bastante amplia, aquí tienes algunos de los más comunes para que los conozcas y entiendas su importancia dentro de la organización.
1. Procesos financieros
La gestión del capital en una organización requiere de cautela y responsabilidad. Controlar meticulosamente las transacciones monetarias es esencial para prevenir problemas de flujo de efectivo y salvaguardar las ganancias.
La automatización de procesos financieros abarca todas las áreas y consolida las proyecciones económicas. Esto engloba desde los gastos de ventas hasta la gestión del flujo de caja, contemplando ingresos y otras cuestiones relacionadas con las finanzas institucionales.
Automatizar las tareas financieras evita dilemas con pagos de impuestos, salarios y proveedores. Esta automatización es crucial para alcanzar precisión contable, comprender los gastos por sector y prevenir complicaciones por deudas pendientes.
Mediante sistemas especializados de control y automatización, se obtiene una visión transparente de la situación financiera y se reciben alertas automáticas para recordar compromisos de pago.
La automatización de este proceso libera a los colaboradores del área financiera de tareas repetitivas, permitiéndoles enfocarse en labores más complejas y estratégicas.
2. Gestión de documentos y contratos
Uno de los ejemplos más significativos de la automatización de procesos reside en la gestión de documentos y contratos. Una gestión inadecuada de estos elementos puede provocar pérdidas de productividad y dar lugar a problemas legales, como multas o litigios. En efecto, situaciones perjudiciales pueden surgir debido a la falta de cumplimiento de plazos o incluso a la pérdida de documentos debido a problemas organizativos.
Para alcanzar una gestión documental eficaz, se cuentan con diversos sistemas de control y automatización. Además, se han desarrollado plataformas en la nube que permiten digitalizar, almacenar de manera segura y acceder fácilmente a estos documentos valiosos.
3. Atención al cliente
En los últimos años, la tecnología ha experimentado un notorio avance, permitiendo su aplicación en la automatización de ciertos aspectos de la atención al cliente, lo que conlleva a una drástica reducción de los tiempos de espera.
Cuando el enfoque es mejorar la calidad del servicio, son los matices sutiles los que marcan la diferencia. En este contexto, la automatización de procesos en el ámbito de la atención al cliente
desempeña un papel de importancia, sin necesidad de modificar la totalidad del proceso. Por ejemplo, actualmente las aerolíneas brindan la opción de realizar el check-in en línea para minimizar las colas en los aeropuertos. En esta instancia, la automatización de un proceso sencillo se convierte en un detalle que ahorra tiempo para todos los involucrados.
Indicadores clave para la automatización de procesos
Un informe de Unit4 desveló que los colaboradores de oficina destinan 69 días al año a tareas administrativas, lo que se traduce en un costo anual de 5 billones de dólares para las organizaciones. La automatización de procesos surge como una vía para recortar gastos y elevar el rendimiento, si bien su implementación demanda una estrategia bien definida. Una de las etapas más desafiantes implica la selección de qué procesos automatizar para potenciar la calidad del servicio.
A continuación, se presenta un conjunto de factores que señalan la necesidad de recurrir a la automatización de procesos. Esta lista puede servir como guía para identificar áreas que pueden ser optimizadas:
· Procesos repetitivos y rutinarios que consumen recursos y tiempo valioso.
· Errores recurrentes en la ejecución de tareas.
· Carencia de integración y comunicación entre sistemas y departamentos.
· Demoras en la entrega de productos o servicios.
· Desafíos en la obtención y análisis rápido y preciso de datos.
7 ventajas de la automatización de procesos
La automatización de procesos ofrece una gama de beneficios no solo para los colaboradores, sino también para la organización y a quienes beneficia. A continuación, presentamos siete ventajas destacadas de la automatización de procesos:
Impulso a la Productividad
Optimizar la productividad del equipo sin extender las jornadas laborales ni invertir en más recursos es un objetivo esencial para los líderes. Mediante la automatización, tareas que demandan esfuerzos innecesarios pueden aumentar la productividad. Según McKinsey Digital, en los procesos de negocio, el 60% de las áreas de las organizaciones podrían ahorrar un 30% de su tiempo con la automatización. Este incremento de tiempo resultante permite un enfoque más concentrado en la consecución de objetivos.
Avance Hacia la Transformación Digital
La transformación digital, a pesar de su complejidad aparente, se vuelve más alcanzable a través de la automatización de procesos. Es un paso crucial para adoptar la cultura de cambio constante, reduciendo el tiempo dedicado a tareas administrativas y liberando espacio para otros aspectos. Al comenzar por automatizar procesos manuales que requieren amplios recursos y un cambio evidente, se allana el camino para la automatización gradual de más tareas, optimizando el tiempo del equipo.
Mayor Claridad en los Procesos
La automatización exige comprensión y conocimiento profundos de cada proceso organizacional. El mapeo de procesos proporciona claridad a los colaboradores y puede servir como recurso de capacitación. El análisis de procesos automatizados revela la distancia entre la implementación actual y el modelo ideal, permitiendo mejoras significativas.
Agilización de Procesos
Un resultado clave de la automatización es la simplificación. La rendición de cuentas, análisis de resultados, notificaciones personalizables, conocimientos valiosos y plazos más cortos se unen para eliminar actividades de bajo valor y mejorar las que generan valor agregado.
Registros Cumplidos de Tareas
La automatización registra minuciosamente los detalles de cada actividad, proporcionando pruebas tangibles de cumplimiento en auditorías o evaluaciones internas.
Operaciones Estandarizadas
La automatización posibilita la implementación de estándares consistentes y adaptados a las necesidades de la organizacion. La estandarización construye la reputación de confiabilidad de la organización, lo que a su vez puede incrementar su base de beneficiarios.
Aumento de la Satisfacción del Cliente
La satisfacción del cliente es un diferenciador fundamental en cualquier industria. Al enfocarse en procesos y excelencia operativa, se superan fácilmente las expectativas de los beneficiarios. La coherencia en los estándares prometidos genera confianza y fidelidad, mientras que una mala experiencia.
La automatización de procesos emerge como un catalizador transformador en el entorno de las organizaciones sociales. A medida que los desafíos contemporáneos exigen agilidad y eficiencia, la automatización se presenta como una aliada invaluable para liberar recursos valiosos y tiempo. Desde optimizar la productividad hasta avanzar hacia la transformación digital, las ventajas son claras y tangibles. La claridad en los procesos, la agilización, los registros cumplidos, las operaciones estandarizadas y la satisfacción del cliente se entrelazan en un tapiz de mejora continua y adaptabilidad. La automatización no solo impulsa la innovación interna, sino que también establece bases sólidas para el crecimiento y la entrega de resultados excepcionales en la búsqueda de un impacto social significativo.