Organizaciones que invierten a la fija están en la 4RI

La inversión es el principal ingrediente que tienen en cuenta las organizaciones a la hora de tomar decisiones para la realización de cualquier proyecto.  Sin embargo, aún existen algunas sin utilizar el poder de la transformación digital en los tiempos de la Cuarta Revolución Industrial (4RI) como herramienta vital de visibilización para donantes y cooperantes.  Es que medir el beneficio de invertir en tecnología es un asunto serio y muchos directores (as) de organizaciones se preguntan cómo hacerlo.

Antes de dar el gran salto, se requiere analizar el retorno de inversión. Tomar la decisión de invertir en tecnología no puede depender de lo que “sienta” o “crea”  que necesita la organización.  No es tampoco una  apuesta a la deriva.  Realizar una inversión en tecnología puede generar un gran retorno o no.  Así que, una buena manera de calcular el valor de invertir en tecnología es calculando el retorno a la inversión.

¿Qué es el ROI?

Es la cantidad ahorrada o realizada menos el costo de inversión.  En MAKAIA, hemos creado una herramienta de transformación digital que responde a esta necesidad donde hay muchos factores a considerar. No es simplemente restar y sumar. Hay que tener en consideración aspectos tan subjetivos como: el tiempo de adopción de una nueva tecnología o la cultura para el cambio de las personas de su organización.

De esta manera antes de tomar la decisión le recomendamos los siguientes pasos:

Paso 1:  Analizar y  preguntarse ¿Está preparada la organización?

Gran parte de las organizaciones, grandes y pequeñas, del sector social en Latinoamérica usan servidores locales o en su defecto los discos duros de sus computadores para el almacenamiento de la información y ahora se preguntan si deben moverse hacia la nube.

Paso 2: Hacer un comparativo en dónde hay que analizar la viabilidad del proyecto y el retorno que esta inversión tendrá, además, de las diversas  opciones para llevar a cabo esta transformación. Podría hacer: una actualización de sus servidores actuales, usar Office 365 o Google Apps, moverse a Amazon o Azure o no hacer nada; dependiendo de su costo.

Paso 3:  Hacer una evaluación integral de varios factores para tomar la decisión, tan sencillos como: ¿tengo el internet suficiente para la implementación de la nube?  o tan complejos como: ¿cuánto tiempo tardaré y cuánto dinero invertiré en capacitación para mis empleados?

Paso 4: Hacer un balance de todos los costos, determinar un tiempo de ejecución y prevér los ahorros o gastos no sólo monetarios que le generará la implementación de nueva tecnología dentro de su organización.

En MAKAIA, nuestro partner, TechSoup, recomienda hacerse las siguientes preguntas:

¿Entiendo en qué mejora resultará esta inversión y/o los problemas que resolverá?

Lo esencial para medir el retorno de la inversión es saber qué es lo que debe medir. Esa será una cantidad cuantificable de ingresos anticipados, aumento de productividad, reducción de personal o aumento de clientes atendidos. Debe saber cuáles son esas métricas al comienzo de un proyecto.

¿He considerado a fondo los cambios de personal que esta inversión podría permitir o requerir?

Para cualquier inversión importante, como una nueva base de datos de recaudación de fondos o un sistema de gestión, o una iniciativa nueva y compleja, debe saber por adelantado cómo se verán afectadas sus operaciones diarias. Un nuevo sistema puede automatizar procesos laboriosos, lo que le permite utilizar a las personas en otras áreas que requieran atención. O bien podría requerir personal adicional para maximizar el rendimiento. Esos costos o ahorros son un factor clave en el ROI.

¿Tengo la aceptación necesaria de la junta, los ejecutivos y el personal para que sea una implementación exitosa?

La clave del éxito de cualquier proyecto grande es contar con el apoyo de quienes toman las decisiones.  Si está en la gerencia media y su iniciativa no es bien entendida y apreciada por los responsables, existe una gran posibilidad de que el proyecto fracase. Por muy claro que sea que su organización se va a beneficiar, nuevamente, el retorno requiere que la organización invierta.

¿He identificado alguna capacitación requerida y me he asegurado de que tengamos los recursos para proporcionarla y el tiempo para tomarla?

Gran parte del valor de un nuevo sistema se deriva del conocimiento para usarlo. En organizaciones sin ánimo de lucro con recursos limitados, el tiempo de capacitación a menudo se considera frívolo o menos importante que cualquiera que sea la crisis del día. No deje que eso suceda, porque lo que obtiene de un sistema depende de poder usarlo bien y estratégicamente. Sin capacitación, las personas tenderán a tratar de emular lo que hicieron antes de que el nuevo sistema estuviera en su lugar, y eso probablemente reducirá su rendimiento que lo que producirá.

¿Cómo ahorrar en tecnología y tener un mejor retorno a la inversión?

Podemos hacerlo por usted y fácil, por medio del programa de Tecnología para el Sector Social, con este tiene diferentes opciones: desde licencias en donación pagando una tarifa administrativa, hasta licencias con descuento pasando por las opciones en la nube. Estas son:

  • Donaciones de Software: Tiene acceso a las licencias básicas que su organización necesita en el día a día pagando una tarifa administrativa por producto que oscila entre el 5 y el 10% de su valor comercial.
  • Programas de descuento de Microsoft: Todas las licencias Professional y servidores especializados. Son casi 80 opciones diferentes para que planees tu transformación digital con hasta un 50% de descuento frente al valor comercial.
  • Servicios en la nube: Desde versiones en donación de Office 365 como la E1, pasando por versiones en descuento como la E5, también encontrarás los servicios de Azure con 3.500 dólares en crédito, así como las aplicaciones de Google y Google Ads con 10.000 dólares en crédito.

Recuerde que puede mezclar las licencias, utilizar locales y en la nube, adquirir versiones standard por medio de donaciones y versiones profesional por medio del programa de descuento.

¿Cómo comienzo a planear mi transformación digital de mi organización?

Le ayudamos con esto y lo mejor es que lo puede hacer usted mismo. Simplemente necesita ir a nuestro Modelo de Transformación Digital y realizar su diagnóstico para que sepa: 1.  En dónde está actualmente, 2. Hacia dónde se puede mover y cómo hacerlo.

El futuro tecnológico permite avanzar a nuestras organizaciones y facilitar la gestión, provee seguridad,  orden y mejora la productividad.

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