Nos encontramos en un contexto extraordinario en el que todos tenemos la responsabilidad de contribuir con la contención del COVID- 19, al tiempo que debemos en la medida de lo posible, mantener la operatividad de diversos proyectos y servicios profesionales.
Muchas pequeñas y medianas empresas, instituciones y organizaciones sin fines de lucro han tenido que asumir la modalidad del trabajo virtual a pesar de no tenerlo previsto a corto plazo.Esta circunstancia coincide con un entorno digital y colaborativo en el que es posible acceder a una gran variedad de herramientas para coordinar tareas, compartir documentos en la nube y mantener una comunicación fluida entre equipos de trabajo.
Presentamos a continuación una serie de herramientas para organizaciones y emprendedores sociales útiles para sostener reuniones, almacenar archivos y gestionar proyectos que incluyen en la mayoría de los casos, modalidades de acceso gratuito y que no requieren soporte técnico especializado para su implementación, ameritan en tal caso, disposición y apertura para asumir una eficiente cultura de trabajo a distancia.
Muchas organizaciones y particulares ya trabajan con servicios de correo electrónico alojados en la nube, estando entre los más populares Gmail y Outlook. En el presente manual hacemos referencia a diferentes aplicaciones que están agrupadas en las plataformas Office 365 de Microsoft y G Suite de Google. Y también incluimos servicios que no hacen parte dichas plataformas e igualmente son accesibles y fáciles de configurar.
Herramientas para la comunicación de equipos
Es la herramienta de colaboración que centraliza los recursos que un equipo necesita para trabajar de forma eficiente. Ofrece la posibilidad de chatear de manera grupal o individual, crear reuniones por videoconferencia, compartir pantalla para trabajar de manera colaborativa y llamar con su propio sistema telefónico. Como parte de la suite Office 365 permite consultar, compartir y editar documentos de Word, presentaciones de PowerPoint y hojas de cálculo de Excel en tiempo real entre miembros del equipo. Destaca su capacidad para integrarse con otros servicios de Office 365 como Planner y Power BI, además de otras funcionalidades que como Zendesk y Box.
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Permite a los miembros de una empresa colaborar y mantener la comunicación mediante la creación de conversaciones en grupo a través de canales. Se puede acceder desde el computador o el celular. Entre sus características destaca la creación de canales entre distintas empresas para comunicarse con clientes, proveedores o socios y permitir la integración con otras herramientas como Google Drive, Calendar, Salesforce, Outlook, Gmail, Zoom o Trello.
Es una aplicación de mensajería alternativa a WhatsApp, pero con otras características que permite adaptarla a diversos fines como: atención al cliente, comunicación interna y comunicación externa, pues este gestor de mensajería apunta a ser usado en las listas de difusión (newsletter) de empresas e iniciativas. Al no estar vinculada a una sim, brinda la posibilidad de utilizar la aplicación desde cualquier dispositivo manteniendo actualizado el historial de mensajes.
Herramientas para videoconferencias
Es una herramienta de conferencia remota alojada en la nube, que permite llamadas de video y audio hasta para 1.000 participantes, pudiendo ver hasta 49 vídeos en pantalla. Además, hace posible grabar las conversaciones de manera local o en la nube. Permite realizar anotaciones colaborativas al compartir pantallas, y opciones como votaciones, preguntas y respuestas, reclamar la atención levantando la mano virtualmente o indicadores de atención de los asistentes; garantizando reuniones interactivas.
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Permite la integración con casi todos los productos del desarrollados por Google. Por ejemplo, ofrece la opción de grabar reuniones y guardarlas en Google Drive Se puede acceder a las reuniones directamente desde un evento de calendario o una invitación de correo electrónico. Google ofrecerá gratis hasta el primero de julio las funciones de este servicio en un esfuerzo por ayudar a estudiantes y trabajadores que se han visto obligados a quedarse en sus hogares.
Conjunto de herramientas que abarcan desde reuniones en línea (Meetings), trabajo en equipo con funciones propias de mensajería, videollamada, uso compartido de archivos y pizarra; hasta llamadas de conferencia en la nube.
Herramientas para la gestión de documentos en la nube
Este gestor de almacenamiento en la nube permite guardar múltiples tipos de archivos, teniendo en la modalidad gratuita 15GB de almacenamiento asociado a una cuenta Gmail. Permite compartirlos con otros usuarios y que estos puedan verlos y trabajar en ellos. Posibilita el trabajo colaborativo de manera simultánea para los miembros seleccionados en tiempo real. Estos pueden realizar comentarios sobre la actividad para retroalimentarse y así hacer modificaciones al momento.
Se trata de la nube de almacenamiento de archivos de Microsoft que permite además compartirlos con los miembros de un equipo y colaborar en tiempo real en su elaboración a través de la suite Office 365. Permite el acceso a los archivos desde cualquier dispositivo incluso sin estar en línea. Y si algo sucede con el dispositivo, no se pierden los archivos ni fotos porque están cifrado mediante SSL.
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Es un servicio de alojamiento de archivos multiplataforma en la nube, que permite a los usuarios almacenar y sincronizar archivos en línea, entre dispositivos y compartirlos con otros usuarios. Existen versiones gratuitas y de pago para individuos, equipos y empresas. Se integra con Trello, Zapier o Salesforce.
Plataformas para enviar archivos
Es un servicio que se basa en la transferencia de archivos de gran tamaño vía online. Su funcionamiento es muy sencillo, ya que basta con arrastrar el contenido que queremos enviar y completar un formulario similar al de un correo electrónico: destinatario, remitente, mensaje. Permite también proteger los archivos con una contraseña.
Es una plataforma online que permite compartir fácilmente, y sin necesidad de software adicional, cualquier tipo de archivo a través de Internet. Funciona como un servidor de almacenamiento al que subir nuestros archivos pero que, a diferencia de las nubes convencionales, permite enviar directamente el archivo a un destinatario, tanto a través del correo electrónico como mediante un enlace.
Permite el envío de archivos sin registro previo utilizando únicamente una dirección de email o generando un enlace que permitirá compartirlo con cualquier persona. Es un servicio gratuito hasta una capacidad de 5Gb, 20 destinatarios y 50 archivos. Sus opciones de pago permiten ampliar estas características.
Gestión de tareas y proyectos
Es una aplicación colaborativa para la gestión de tareas. El producto tiene muchas funcionalidades, como espacios de trabajo, proyectos grupales, proyectos personales, tareas, etiquetas, notas, comentarios y un buzón que organiza y actualiza la información en tiempo real. Asana está diseñado para facilitar a las personas y a los equipos la planificación y la gestión de sus proyectos y tareas. Cada equipo tiene un espacio de trabajo. Los espacios de trabajo contienen proyectos y los proyectos contienen tareas. En cada tarea, los usuarios pueden añadir notas, comentarios, ficheros y etiquetas.
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Es la herramienta de planificación de Microsoft Office 365. Disponible para suscriptores premium, comerciales, educativos y organizaciones sin fines de lucro. Permite a los usuarios y equipos crear planes, armar y asignar tareas, compartir archivos, comunicarse y colaborar con otros usuarios, y recibir actualizaciones de progreso a través de diversos medios en la plataforma Office 365.
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Es un organizador de tareas en equipo que mediante distintos tableros permite organizar y priorizar proyectos de forma flexible. Cada tarea se organiza en una tarjeta que a su vez permite adjuntar listas, enlaces, contenidos y fechas de vencimiento, así como clasificarlas con etiquetas y mencionar a los miembros implicados en cada una.
En los casos de Office 365 y la G Suites ambas plataformas disponen de modalidades pensadas para organizaciones sin fines de lucro, estando ambos servicios muy bien configurados para trabajar de forma remota.
Dado que el trabajo a distancia es una tendencia en la que cada vez más personas están relacionadas, en una próxima entrega compartiremos consejos útiles de gestión de equipos para facilitar el trabajo a distancia.
Acompañamiento para subirte a la nube
Desde MAKAIA estamos comprometidos en apoyar las organizaciones sociales en el uso y apropiación de la tecnología por eso tenemos algunos servicios de acompañamiento que te pueden interesar. Te invitamos a registrarte para una asesoría gratuita y acompañarte en el proceso del uso de las herramientas digitales.