Innovar para cambiar, mejorar y hacer más

El caso de la red de emisoras de la Corporación Minuto de Dios

Si durante 1958 alguien le hubiera dicho al Padre Rafael García que un día la organización que apenas fundaba iba a tener toda su información en algo llamado nube y que iba a estar sustentando en algo llamado internet, hubiera pensado, al igual que muchos en ese momento, que tal cosa sólo iba a ser posible en las películas de Hollywood.

Hace 60 años cuándo apenas comenzaba a forjarse la misión y las actividades de esta organización colombiana, el propósito era muy sencillo: dar apoyo a los menos favorecidos buscando la ayuda que fuese necesaria de la sociedad y de quienes tuvieran un poco más para fortalecer el tejido social. Hoy, son más grandes en muchos sentidos: la misión sigue siendo la misma pero las acciones no sólo se han intensificado sino también diversificado.

El proceso de transición

Actualmente la Corporación está en la nube, en donde transitan cientos y cientos de horas de grabaciones de las emisoras, decenas de documentos entre áreas y cientos de correos electrónicos que todos los días usan el internet y las conexiones para llegar a igual cantidad de buzones. Jeimmy Figueroa, Coordinadora de infraestructura de la Corporación, es quien ahora tiene el reto de implementar los servicios en la nube para la organización, lo cual no ha sido tarea fácil.

Hasta hace poco más de un año, Minuto de Dios, tenía toda la información de la organización guardada en discos duros y computadores distribuidos por todas las sedes, en las ciudades en las que opera. No había una centralización y cuando ocurría algún incidente la seguridad de la información se veía amenazada por los dispositivos afectados. Así que un día, después de analizar todas las opciones para mejorar sus sistemas, los pros y los contras de utilizar servicios en la nube; identificaron las claves: necesitaban cambiar, mejorar y hacer más para aumentar su productividad y generar más impacto.

La compra de nuevos equipos más sofisticados y con mayor capacidad, lo que hasta el momento se había hecho, no era la solución más viable porque presentarían las mismas limitantes con el tiempo: la falta de capacidad de almacenamiento y los innumerables riesgos que presentan los dispositivos físicos al lidiar con el entorno y la posibilidad de pérdida de la información. Siendo así, la nube solucionaba gran parte de todo lo que hasta ese momento tenían como problemas: la colaboración, la capacidad de almacenamiento, la integralidad con otras aplicaciones como el correo electrónico y la centralización de sistemas.

La decisión de cambio

El viaje con destino a la nube comenzó hace más de un año cuando la decisión fue exactamente esa: subirse a Office 365 de Microsoft, en dos de sus versiones: E3 y Business Premium y así tener el control de los usuarios conectados y darles más capacidad y movilidad. (Conoce aquí las diferentes opciones de Microsoft Cloud para tu organización social y aquí para tu MiPyme).

“Cada usuario tiene 1 Tera de almacenamiento y no importa si el equipo se daña, su información no se ve afectada y la operación diaria continua sin contratiempos”, dice Jeimmy, quien atiende a 140 usuarios a nivel nacional desde la sede de la Corporación en Bogotá. También se ha creado una comunicación mucho más fluida entre los diversos equipos de trabajo usando Teams como chat institucional lo que les ha permitido tener un mayor control de la información que se comparte.

Al ser una organización con diferentes ubicaciones en el país, se hace cada vez más urgente que sus colaboradores se puedan mover sin problemas y algunas veces, sin computadores, usando las aplicaciones móviles,  lo cual ha sido posible con Office 365.

La innovación y mejora

Diariamente esta organización produce 5 Teras de contenido radial que en el pasado se descargaban en discos duros que fácilmente se dañaban, así lo relata Jeimmy: “Un día me llamaron a las 3 de la mañana porque el equipo en el que estaban unas Tb de cuñas falló (…). Ahora con la nube, la información se encuentra sincronizada”. Gracias a la nube, los fallos de los sistemas son casi inexistentes y Jeimmy se puede conectar desde cualquier lugar y tener acceso a esta información, así como solucionar problemas de manera remota.

Aun así, la implementación de la nube todavía tiene un trayecto por recorrer. Se presentan algunos retos como la cultura organizacional de una institución tradicional que se ve enfrentada a entornos digitales totalmente nuevos y a los que las personas aún se están adaptando, mientras conocen el nuevo sistema y aprenden cada día a usarlo. Estar abiertos al cambio les ha permitido innovar y dar los pasos necesarios para empezar a transformase digitalmente con éxito.

Seguir aprendiendo y moverse hacia adelante

Ahora el reto más importante de la Corporación es la de formar a todos sus usuarios en el uso de Office 365 para que saquen el mayor provecho a todas las aplicaciones y tengan una mayor autonomía en la utilización de la herramienta.

Así como Minuto de Dios, cualquier organización puede comenzar a transitar por el camino a la transformación digital subiéndose a la nube de Microsoft con beneficios para organizaciones sociales.

Dar el primer paso y tomar la decisión es un paso que no es complicado: lo primero es hacer un análisis de lo que tu organización necesita en términos de innovación y tecnología, pues no todas son iguales ni necesitan lo mismo para comenzar a moverse a la nube o para generar cambios y transformaciones en sus sistemas. Si quieres comenzar realiza este diagnóstico de transformación digital.

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